El reporte del The Standish Group 2013 CHAOS Manifesto titulado: “Think Big Act Small” presenta dos conceptos fundamentales para lograr los proyectos más exitosos. El primero consiste en dividir el proyecto en componentes, independiente que puedan ser administrados y desarrollados por separado. La segunda clave es la eliminación de características que entregan poco o ningún valor al negocio.  Revisemos ambos a continuación.

Dividiendo el proyecto

Es importante no confundir la división del proyectos como hitos que simplemente definen fases, caminos críticos y actividades. Esos son sencillamente componentes de un proyecto estándar. A lo que queremos llegar es a dividir un proyecto en pequeños proyectos, donde cada uno de estos es capaz de ser definido, desarrollado y entregado, produciendo un resultado valioso para el negocio.

The Standish Group dice: “Un proyecto grande prácticamente no tiene posibilidades de llegar a tiempo, dentro del presupuesto y dentro del alcance, la cual es la definición del The Standish Group de un proyecto exitoso.”  The Standish Group informa que los proyectos grandes son 10 veces mas propensos al fracaso, lo que significa que serán cancelados o no se utiliza porque superó su vida útil antes de ser implementado. Muy por el contrario, los proyectos pequeños tienen más de un 70% de posibilidades de éxito.

Dividir un proyecto grande en pequeños no significa que se deba migrar a una metodología ágil, aunque utilizar una puede ayudar. Dividir un proyecto grande en cinco o diez proyectos más pequeños y entregar cada uno de forma independiente puede mejorar en gran medida la probabilidad de éxito global. Dividir proyectos no siempre es fácil, pero puede realizarse.

Desechar aquello que aporta poco o ningún valor al negocio

Una investigación previa del The Standish Group mostró que el 64% de las funciones desarrolladas se utilizan rara vez o nunca. La tarea de levantar y analizar requerimientos es más difícil para aplicaciones personalizadas o a medida. Sin embargo, la mayoría de las empresas carecen de buenos métodos para definir, validar y dar prioridad a las características para sus soluciones. Muchas organizaciones ni siquiera empezar con características, empiezan con los requisitos de la solución, que es una receta segura a la frustración a la hora de definir lo que está dentro o fuera del alcance de la solución.

Alcance del proyecto y de la solución

Reducir el alcance y las divisiones de proyectos grandes son tareas difíciles. La mayoría de las herramientas y los enfoques de gestión de proyectos no son compatibles con estos conceptos, se centran en la gestión del alcance del proyecto y no alcance de la solución, que no son lo mismo.

El alcance del proyecto incluye el trabajo necesario para crear un producto o prestar un servicio o resultado, define las obras necesarias para crear e implementar el producto.

Por otra parte, el alcance de la solución describe las características o funciones del producto o servicio que se construirán, tiene que ver con la solución a implementar: ¿cómo se verá y cómo va a funcionar? 

Tradicionalmente, el director del proyecto define el alcance del proyecto y un analista de negocios define alcance de la solución.